Organisation d’un évènement

Comment organiser un évènement ?

1. Planifier son événement

Pour une meilleure organisation, les associations et la ville se rencontrent chaque année, fin juin, pour définir le calendrier des manifestations. Rejoignez-nous pour nous faire part de vos évènements !

2. Réserver une salle et du matériel

Si vous souhaitez réserver une salle sur la commune, contactez Tatiana au 02 98 66 65 20. Sous réserve de disponibilité, une salle répondant à vos besoins techniques vous sera proposée. Du matériel (plateaux, tables, bancs, chaises, barrières, barnums…) peut aussi être mis à votre disposition. N’hésitez pas à en faire la demande auprès d’Erick Rannou .

La location des salles et du matériel est ouverte :

• Aux associations gabéricoises
• Aux associations non gabéricoises, entreprises, CE…
• Aux particuliers majeurs habitants sur la commune

3. Déclarations et demandes d’autorisation préalable

Manifestations sportives

Depuis le 1er mars 2023, les demandes sont à déposer sur la plateforme SIMS : www.manifestationsportive.fr

Cet outil s’inscrit dans une démarche de simplification des procédures de déclaration et des demandes d’autorisation des manifestations sportives en facilitant la transmission de l’ensemble des pièces nécessaires à la constitution du dossier.

Buvette temporaire / Bar

Une association peut exploiter de manière permanente un bar si elle respecte la réglementation des débits de boissons, ou ouvrir de manière temporaire une buvette dans certaines circonstances limitativement énumérées par la loi.

Grâce au formulaire de demande de débit de boissons temporaire, les associations organisatrices de manifestations peuvent adresser la demande de débit de boissons temporaire.

La demande peut être complétée directement sur le formulaire, imprimé puis déposé ou envoyé (par voie postale ou messagerie électronique) au secrétariat de la mairie au moins 15 jours avant la manifestation.

Vente au déballage (vide-greniers, troc et puces, brocante, braderie)

Les vide-greniers (troc et puces), brocantes et braderies sont trois types de « vente au déballage », qui sont ouverts aux particuliers. Ces évènements sont soumis à la même réglementation. Ainsi, la manifestation doit, entre autres, faire l’objet d’une déclaration préalable en mairie. Les dirigeants de l’association doivent en outre tenir un registre permettant d’identifier les vendeurs.

Loterie, tombola

Les loteries ou tombolas d’objets mobiliers sont permises si elles sont destinées à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif. L’association organisatrice doit également avoir des statuts qui correspondent à l’un des critères précisés ci-dessus (acte de bienfaisance, encouragement des arts…), et obtenir une autorisation

4. Location de gobelets réutilisables

Pour que les gobelets ne finissent plus leur vie dans les poubelles, les caniveaux ou la nature, Quimper Bretagne Occidentale met à disposition des organisateurs d’évènements (concerts, spectacles, soirées privées, etc.) des gobelets réutilisables. Plus solides et plus durables, les gobelets réutilisables réduisent la production de déchets. Une fois lavés et séchés, ils sont remis à disposition. C’est tout bénéfice pour l’environnement… Et si vous ramenez tous les gobelets empruntés rincés, et en bon état, Quimper Bretagne Occidentale prend en charge le prix de la location et du lavage. Quimper Bretagne Occidentale fait appel à l’EA SILLERY-QUIMPER, une entreprise adaptée qui emploie des personnes en situation de handicap psy-chique dans des conditions adaptées à leurs possibilités.

Communiquer sur l’évènement

Communiquer sur les supports de la Ville

• Sur le site internet et l’application mobile. Votre évènement n’est pas présent dans l’agenda des évènements ? Nous vous invitons à annoncer la manifestation via infolocale.fr (voir ci-après), à nous proposer votre évènement via le bouton « PROPOSER UN ÉVÈNEMENT » présent sur la page de l’agenda ou à nous envoyer un mail à communication@ergue-gaberic.bzh.
• Dans le magazine municipal Au Fil d’Ergué. La ville édite un magazine distribué tous les deux mois aux Gabéricois. Nous pouvons vous réserver une place (sous réserve de disponibilité et de nous transmettre vos informations à temps). Attention ! Pour les supports papiers, nous avons besoin des informations 2 à 3 mois avant vos manifestations.
• Sur les panneaux d’information lumineux. 4 panneaux lumineux dynamiques, 1 en couleur à Croas Spern et 3 en noir et blanc au Bourg, à Lestonan et au Rouillen, ont été installés afin de fournir une communication visuelle, instantanée, et accessible par tous. La demande d’affichage se fait par mail à communication@ergue-gaberic.bzh ou en remplissant le formulaire sur la page dédiée.

Annoncer votre évènement via Infolocale

Pour donner de la visibilité à votre évènement, annoncez-le sur Infolocale. Le service est gratuit et vous garantit une bonne diffusion dans la presse et sur le web.

Infolocale est un service en ligne qui permet aux organismes (dont les associations) d’annoncer gratuitement leurs évènements. En saisissant les évènements dans la base de données Infolocale, ils sont automatiquement diffusés sur les sites internet et dans les journaux du groupe Ouest-France mais aussi dans les agendas papier et web de Quimper Bretagne Occidentale et d’Ergué-Gabéric.

Dans un souci d’efficacité et pour donner une visibilité toujours plus grande aux manifestations locales, les services communication de QBO et de la Ville d’Ergué-Gabéric sont associés avec Infolocale. En enregistrant votre évènement sur Infolocale, celui-ci sera connu des services et ainsi publié dans :

• L’agenda du site de la Ville
• L’application mobile de la Ville
• Le magazine municipal Au Fil d’Ergué
• L’agenda en ligne de Quimper Bretagne Occidentale
• Le magazine de l’agglo Le Mag+

C’est à chaque association d’annoncer son évènement. Après avoir créé un compte sur https://s.infolocale.fr et depuis la page d’accueil via l’onglet « Annoncez un évènement », vous pouvez à tout moment renseigner vos prochaines manifestations.

Annoncer votre évènement dans Le Télégramme

Le Télégramme diffuse gratuitement les annonces pratiques, loisirs, culturelles et sportives dans le journal papier et sur les sites internet agenda.letelegramme.fr ou sur infos-pratiques.letelegramme.fr , ainsi que sur bretagne.com.

Pour apparaître dans Le Télégramme (rubrique Dans vos communes), vous devez passer par le site www.letelegramme.fr/annoncer-evenement-bretagne. Votre évènement sera publié sur le site dans les 72h et sera diffusé dans le journal au moins une fois.

Contacter les correspondantes locaux de presse

Vous souhaitez faire paraître un article dans les journaux ? N’hésitez pas à contacter nos deux correspondantes locales :

• Correspondante locale pour Le Télégramme
  Christine LECLERC
  Tél. 06 44 82 19 91
  Mail : christine-leclerc@wanadoo.fr
• Correspondante locale pour le Ouest-France
  Isabelle RAHAVI
  Tél. 06 03 24 75 06
  Mail : isabelle.rahavi@free.fr

Communiquer auprès des autres médias locaux

Plusieurs autres médias (presse, radio, TV)  sont présents sur le territoire pour relayer vos actualités.
Découvrez leurs coordonnées.